مدیر ساختمان نقش مهمی را در نگهداری، حفظ نظم و مدیریت ساختمان ایفا می‌‌کند. انتخاب مدیر مناسب برای اداره ساختمان، با توجه به قوانین و مقررات خاصی صورت می‌‌گیرد. در ساختمان قوانینی وجود دارد که نیازمند رعایت و اجرا توسط ساکنان است. رعایت و حفظ قوانین مقرر شده توسط ساکنان نیز نیاز به بررسی و مدیریت دارد که باید توسط مدیری توان‌‌مند صورت گیرد. در ادامه با هم به بررسی ویژگی‌‌های بارز مدیر ساختمان، نحوه انتخاب، وظایف و مسئولیت‌‌‌های او می‌‌پردازیم. با ما همراه باشید.

چه کسی می‌‌تواند مدیر ساختمان شود؟

 بر اساس قانون، هر شخص حقیقی یا حقوقی می‌‌تواند مدیریت ساختمان را به دست بگیرد. مدیر ساختمان انتخاب شده باید توانایی کنترل و اداره ساختمان را داشته باشد. معیارهایی وجود دارد که یک شخص مناسب را برای مدیریت ساختمان مشخص می‌‌کند. از جمله این معیارها قابل اعتماد بودن، آگاهی از قوانین و مقررات، توانایی مدیریت مالی، برقراری ارتباط، مسئولیت‌‌پذیری و عدالت‌‌طلبی است.

• قابل اعتماد بودن: شخص یا اشخاص منتخب به عنوان مدیر ساختمان، باید قابل اعتماد و متعهد باشند و در انجام وظایف خود کم‌‌کاری نکنند.
• آگاهی از قوانین و مقررات: آگاهی از قوانین و مقررات مربوط به اداره ساختمان و سازه‌‌های مسکونی، شرط مهمی برای انتخاب مدیر ساختمان است.
• توانایی مدیریت مالی: مدیر ساختمان باید به اندازه کافی توانایی مدیریت و کنترل هزینه‌‌ها و دخل و خرج‌‌های ساختمان را داشته باشد.
• برقراری ارتباط: مدیر مناسب باید بتواند با ساکنان ساختمان روابط موثری بر‌‌‌قرار کند، نظرات آنها را به خوبی بررسی کرده و از آنها برای بهبود مدیریت ساختمان استفاده کند.
• مسئولیت‌‌پذیری: مدیر ساختمان باید دارای حس مسئولیت‌‌پذیری قوی برای مدیریت درست امور ساختمان و حل مشکلات آن‌ باشد.
• عدالت‌‌طلبی: مدیر باید شخصی عدالت‌‌طلب و عادل باشد تا بتواند به مشکلات ساکنان ساختمان بر اساس قانون و عدالت رسیدگی کند.

مدیر ساختمان چگونه انتخاب می‌‌شود؟

مدیر ساختمان طی روندی خاص و طبق قوانین، توسط اعضای مجمع‌‌ عمومی انتخاب می‌‌شود. اعضای مجمع می‌‌‌‌توانند یک یا چند‌‌ نفر(هیئت‌‌‌‌مدیره) را برای اداره ساختمان انتخاب کنند. جلسه مجمع ‌‌عمومی شامل مالکان ساختمان بوده که ساکنان نیز در صورت تمایل می‌‌توانند در آن شرکت کنند. مجمع‌‌‌‌ عمومی وظیفه دارد مدیر ساختمان و یا اعضای هیئت‌‌‌‌مدیره را از بین افراد مالک یا غیر مالک ساختمان انتخاب کند. طبق قانون، اگر تعداد افراد مالک ساختمان به بیش از سه ‌‌نفر برسد، باید مجمع‌‌‌‌ عمومی تشکیل شود. مجمع ‌‌‌‌عمومی حداقل یک ‌‌بار در سال با شرکت اعضای مجمع در آن تشکیل می‌‌شود.

اطلاع‌‌رسانی به ساکنان

قبل از تشکیل جلسه مجمع ‌‌عمومی لازم است ساکنان ساختمان برای انتخاب مدیر به جلسه دعوت شوند. دعوت باید حداقل ۷۲ ساعت قبل از تشکیل جلسه، به صورت فرستادن دعوت‌‌‌‌نامه و یا نصب اطلاعیه کتبی در تابلو ‌‌‌‌اعلانات ساختمان، به ساکنان اعلام شود. تاریخ، ساعت، محل برگزاری جلسه و صورت‌‌جلسه باید به طور دقیق و کامل در دعوت‌‌نامه مشخص شده باشد.

تشکیل مجمع عمومی

برای تشکیل جلسه به صورت رسمی باید حداقل نیمی از مالکان که صاحب بخش بیشتر ساختمان هستند، در جلسه حضور پیدا کنند. اگر حد نصاب رعایت نشود، جلسه دوم می‌‌تواند با حضور حداقل یک سوم مالکان تشکیل شود. اگر مالکان به هر دلیلی نتوانند در جلسه دوم نیز حاضر شوند، جلسه باید زمان دیگری برگزار شود. با تشکیل جلسه و حضور افراد، ابتدا مدیر مجمع عمومی از بین مالکان ساختمان برای مدیریت مجمع انتخاب می‌‌شود‌. مجمع عمومی با هدف نظارت بر فعالیت مدیر یا مدیران، تصمیم‌‌گیری بهتر و ارتقای کیفیت زندگی ساکنان ساختمان تشکیل می‌‌‌شود.

رای‌‌گیری

با تشکیل مجمع عمومی و انتخاب مدیر آن، نوبت به انتخاب مدیر ساختمان می‌‌رسد. اعضای مجمع با بررسی و ارزیابی سوابق داوطلبان، سپس ایجاد نظرسنجی و رای‌‌گیری، به صورت مخفی یا علنی به انتخاب مدیر یا مدیران می‌‌پردازند. مجمع عمومی می‌‌تواند یک یا چند نفر را برای مدیریت ساختمان انتخاب کند. اگر مجمع بیش از یک نفر را انتخاب کند(هیئت‌‌مدیره)، تعداد اعضای منتخب باید حداقل ۳ یا ۵ نفر باشد.

انتخاب نهایی

در نهایت، مدیر مناسب برای اداره ساختمان با رای اکثریت انتخاب می‌‌شود. سپس صورت‌‌جلسه رسمی شامل اسامی حاضران، تصمیمات وضع شده، نام مدیر یا مدیران، مدت زمان مدیریت و میزان اختیارات مالی و کاری با امضای حاضران یا اکثریت به ثبت می‌‌رسد. بعد از ثبت لازم است یک نسخه در تابلو اعلانات ساختمان نصب و یک نسخه دیگر در بایگانی ساختمان، حفظ شود. مدیر یا هیئت‌‌مدیره حداقل ۱ تا ۲ سال و یا بیشتر باید به مدیریت و اداره ساختمان ‌‌بپردازد. مجمع عمومی می‌‌تواند مدت زمان مدیریت را تغییر دهد.

وظایف و مسئولیت‌‌های مدیر ساختمان

مدیر ساختمان وظایف و مسئولیت‌‌های متعددی مانند مدیریت امور مالی، نگهداری و تعمیرات، ارتباط با ساکنان ساختمان، نظارت بر اجرای قوانین، مدیریت خدمات و برگزاری جلسات را بر عهده دارد. در ادامه به بررسی وظایف و اختیارات مدیر ساختمان و مسئولیت‌‌‌های او و نکاتی که باید در انجام آنها رعایت شود، می‌‌پردازیم‌.

مدیریت امور مالی

مدیر ساختمان وظیفه تهیه و کنترل بودجه ساختمان، نگهداری دفاتر حسابرسی، دریافت هزینه‌‌های شارژ ساکنان، پرداخت قبض و هزینه‌‌ها، مدیریت هزینه‌‌های جاری، برنامه‌‌ریزی مالی و ارائه گزارش‌‌های مالی را بر عهده دارد.

نگهداری و تعمیرات

مدیر ساختمان باید برای تعمیر امکانات، تاسیسات و سیستم‌‌های مشترک و نگهداری از آنها به طور دقیق برنامه‌‌ریزی کند. مدیر همچنین باید بر وضعیت فیزیکی ساختمان، عملکرد سرایدار، نگهبان و پیمانکار نیز به صورت منظم نظارت داشته باشد.

ارتباط با ساکنان ساختمان

مدیر باید توانایی کافی برای برقراری ارتباط موثر با ساکنان را داشته باشد، به سوالات آنها پاسخ مناسب داده و به شکایات و مسائل آنها‌ به موقع رسیدگی کند. مدیر باید  بر رفتار و تعاملات ساکنان به منظور حفظ نظم، نظارت کند و از صورت گرفتن آنها به درستی اطمینان حاصل کند.

نظارت بر اجرای قوانین

مدیر وظیفه دارد بر اجرای قوانین و مقررات داخلی توسط ساکنان ساختمان، نظارت داشته باشد و از ایجاد مزاحمت، اختلافات و مشکلات احتمالی جلوگیری کند.

مدیریت خدمات

مدیر ساختمان مسئول تهیه و تنظیم قرارداد‌‌ها، بیمه کردن ساختمان، انجام مکاتبات رسمی، هماهنگی با پیمانکاران و تامین‌‌کنند‌‌گان  خدمات و ارزیابی کیفیت خدمات ارائه شده توسط آنها است.

برگزاری جلسات

مدیر باید به صورت منظم جلساتی را با حضور اعضای هیئت‌‌مدیره و ساکنان ساختمان، برای بررسی مسائل مهم  و تصمیم‌‌گیری‌‌های لازم برگزار کند.

مطلب پیشنهادی: هزینه بازسازی خانه 100 متری

نحوه مدیریت هزینه‌‌ها

مدیر باید آشنایی کاملی با روش مدیریت و محاسبه هزینه‌‌ها داشته باشد. مدیر باید توانایی تقسیم‌‌‌بندی هزینه‌‌های ثابت و متغیر(نسبی)، تعیین سهم واحدها و ارائه گزارش‌‌های مالی به ساکنان و مجمع عمومی به صورت منظم و دقیق را داشته باشد.

جمع‌‌آوری اطلاعات هزینه و تقسیم‌‌بندی آنها

مدیر ساختمان باید همه‌‌ی هزینه‌‌ها و اطلاعات آنها را با فاکتور، رسید یا قرارداد به نام ساختمان، با ذکر تاریخ و موضوع ثبت کند. انواع تقسیم‌‌بندی هزینه‌‌ها:

• هزینه‌‌های ثابت: این هزینه‌‌ها شامل هزینه‌‌های نگهبانی، نظافت، باغبانی و تاسیسات عمومی مشترک بوده که به صورت مساوی بین تمام واحد‌‌ها تقسیم می‌‌شود.
• هزینه‌‌های متغیر(نسبی): این هزینه‌‌ها به متراژ وابسته بوده و بر اساس متراژ هر واحد محاسبه می‌‌شود. هزینه‌‌های آب، برق، گاز، تعمیرات و بیمه جزو هزینه‌‌های متغیر هستند.

تعیین سهم هر واحد

مدیر باید با استفاده از روش‌‌های دقیق محاسباتی، سهم واحدها را محاسبه کرده و آنها را به صورت گزارش‌‌ ماهانه یا فصلی به ساکنان اعلام کند. مدیر همچنین باید مانده شارژ، بدهی‌‌ و هزینه‌‌های پرداخت نشده ساختمان توسط ساکنان را بررسی و به آنها اعلام کند.

تهیه گزارش سالانه برای مجمع عمومی

مدیر باید در پایان هر سال گزارش کاملی از هزینه‌‌ها، مانده حساب و شارژ‌‌های پرداخت شده را به مجمع عمومی برای بررسی و تایید نهایی ارائه دهد. گزارش باید به طور دقیق و از قبل بررسی شده باشد.

نکات مهم

نکاتی وجود دارد که رعایت آنها توسط مدیران ساختمان ضروری است. در بخش زیر به بررسی نکات و باید و نباید‌‌های مدیریت ساختمان  می‌‌پردازیم.

• قرارداد و تصمیم‌‌گیری‌‌های مهم حتما باید با اجازه مجمع عمومی و بعد از مشورت با آنها، انجام شود.

• مدیر می‌‌تواند حساب بانکی برای ساختمان به منظور نگهداری وجوه دریافتی در آن و تهیه و تنظیم گزارش‌‌های مالی، بسازد.
• گزارشات مالی باید حداقل هر ۶ ماه یک بار به مجمع عمومی ارائه شود.
• هنگام بروز اختلاف، برای حل آن به صورت قانونی می‌‌‌توان از قانون تملک آپارتمان‌‌ها استفاده کرد.

پیشنهاد نویسنده: بهترین اپلیکیشن نظافت منزل در ایران

نتیجه‌‌گیری

انتخاب مدیر ساختمان تصمیمی دموکراتیک، مهم و تاثیرگذار است. مدیر ساختمان باید از وظایف و مسئولیت‌‌های خود به خوبی آگاه باشد و آنها را به بهترین نحو انجام دهد. مدیر مناسب، توانایی مدیریت ساختمان به شیوه صحیح را دارا بوده که بر زندگی ساکنان ساختمان تاثیر مثبتی می‌‌گذارد. داشتن مدیری توانمند، قابل اعتماد، متعهد و مسئولیت‌‌پذیر با رضایت ساکنان همراه بوده و مایه وجود آرامش و نظم در ساختمان است. شخصی با وجدان، عادل، مسئولیت‌‌پذیر و توانمند در مدیریت، می‌‌تواند مدیر مناسبی برای اداره ساختمان باشد.  ممنون که تا اینجا ما را همراهی کردید.

سوالات متداول

1. آیا انتخاب مدیر نیاز به ثبت قانونی دارد؟

خیر، اما تهیه و نگهداری صورت‌‌جلسه کتبی امضا شده توسط مالکان حاضر ضروری است؛ زیرا در موارد خاص مثل افتتاح حساب بانکی مشترک ممکن است به گواهی امضای مدیر ساختمان نیاز باشد.

2. آیا مستاجر می‌‌تواند مدیر ساختمان شود؟

بله، مستاجر می‌‌تواند مدیر ساختمان شود، در صورتی که با رضایت مالک واحد و سایر مالکان انتخاب شود. بهتر است این موضوع در صورت‌‌جلسه ذکر شود، تا در آینده مشکلی پیش نیاید.

3. اگر مدیر وظایف خود را به درستی انجام ندهد، چگونه می‌‌توان او را عزل کرد؟

اگر مدیر ساختمان در انجام وظایف خود کوتاهی کند یا مورد اعتراض ساکنان باشد، مالکان می‌‌توانند با تشکیل مجمع عمومی، با رای اکثریت مالکان حاضر او را برکنار کرده و مدیر جدید انتخاب کنند. این اقدام نیز باید به صورت رسمی در صورت‌‌جلسه ثبت شود.